Das Krankenhaus, gemäß der Definition des Dudens als ein Gebäude, in dem sich Kranke über längere Zeit zur Untersuchung und Behandlung aufhalten, stellt in der Realität vor die eigentlichen Patientenuntersuchungen eine Vielzahl von bürokratischen Herausforderungen.
Häufig involviert dies eine beträchtliche Menge an Papier, mit all seinen Vor- und Nachteilen.

Zwar lassen sich mit Papier einfach Informationen sammeln und aufbereiten, doch ist z.B. die Archivierung und der Informationsaustausch mit teils hohen Kosten, zeitlich wie finanziell verbundene. Auch stehen Informationen nicht sofort allen Interessenten zur Verfügung und müssen aufwendig verteilt werden.

Das Ziel des KHZG-Projekts besteht darin, durch digitale Maßnahmen und effiziente digitale Lösungen diese Nachteile auszugleichen.

Zu Beginn haben wir uns einen umfassenden Überblick über den Aufnahmeprozess verschafft. Hier lag unser Augenmerk nicht nur auf der inhaltlichen Ebene, sondern auch auf der organisatorischen und prozessualen Dimension des Einwilligungsverfahrens.

Zuerst sichteten wir die Einwilligungsdokumente, Verwaltungsbögen, die zwar die Grundlage jeder medizinischen Behandlung bilden, jedoch selbst keinen direkten medizinischen Bezug aufweisen.
Diese Dokumente wurden in enger Abstimmung mit dem aktiven Personal eingehend analysiert.

Nach der Analyse der Papierdokumente galt es nun ein digitales Äquivalent zu den Bögen zu schaffen.
Für einen ausgereiften Entwurf waren dabei Fragen wie, "Wer füllt die Bögen wo aus?" und "Wie werden die Bögen nach ihrer Signatur gehandhabt?" bedeutsam.

Mit umfassenden Verständnis für die Papierdokumente ging es nun darum, diese nicht nur ins digitale zu übertragen, sondern wo möglich auch zu vereinfachen.
In Abstimmung mit der IT Sicherheit, der Rechtsabteilung, vor Allem aber auch den Aufnahmekräften konnten strukturelle Anpassungen an den Dokumenten vorgenommen werden, ohne dabei den inhaltlichen Aspekt zu beeinträchtigen.

Großer Vorteil war, dass z.B. die Zahl der dadurch zu leistenden Unterschriften von ehemals ca. 15 auf ca. 2-3 sank.
Durch Gruppierung der Dokumente in sogenannte Kombinationsdokumente erleichterte sich deren Verwaltung und es konnten zielgerichtet für jeden Patientenfall entsprechende Kombinationen bereitgestellt werden konnten.

Dank des nun möglichen E-Mail Versands der digitalen Bögen konnte weiterhin der Papierverbrauch drastisch, teils bis auf den papierlosen Betrieb reduziert werden.

Uns war dank tatkräftiger Unterstützung also nun eine starke Vereinfachung und die Transformation der Dokumente ins Digitale gelungen ohne Informationen einzubüßen.

Weiterhin entwarfen wir in diesem Schritt ein Konzept zur Weiterbetreuung der Dokumente und ein Ausfallkonzept falls technische Voraussetzungen zum digitalen Einwilligungsprozess versagen würden.

Der nächste Prozessschritt umfasste die Modernisierung der stationären Patientenaufnahme, insbesondere in Bezug auf die erforderlichen Geräte und Hardware. Ursprünglich als mobiler Workflow für Tablets konzipiert, gelang es uns in Zusammenarbeit mit Thieme, eine Variante für einen stationären digitalen Workflow unter Verwendung von Unterschriftenpads zu entwickeln.

Durch die Integration eines Wandmonitors auf der Patientenseite schufen wir mit nur wenigen Komponenten einen robusten digitalen Hardware-Rahmen für den Einwilligungsprozess.

Dank der Unterstützung durch die Abteilung G6.2 des ITMT konnten wir unmittelbar nach der Beschaffung mit der Umrüstung der Kabinen beginnen. Die entscheidenden Vorteile der erarbeiteten statischen Lösung lagen in der Ausfallsicherheit durch robuste Komponenten und der Benutzerfreundlichkeit für alle Altersgruppen auf Seiten der Patienten.

Am 21.06.2023 war es endlich soweit - wir starteten den "Soft Rollout", eine erste Testphase mit zwei Kabinen.

Dank der umfangreichen Schulungsunterlagen des KHZG-Teams zur Anwendung konnten wir nach einer kurzen Vor-Ort-Schulung zweier Aufnahmekräfte schnell die ersten Patienten digital aufnehmen. Der entwickelte digitale Prozess wurde sowohl von den Aufnahmekräften als auch den Patienten positiv aufgenommen, ohne dass größere Probleme auftraten. Im Gegenteil wurden weitere kleinere Optimierungspotenziale und mögliche Vereinfachungen des Prozesses identifiziert.

Die beiden Aufnahmekräfte arbeiteten fortan eigenständig und ohne größere Probleme digital, sodass seitens des KHZG keine engmaschige Betreuung erforderlich war.

Positiv war auch das Feedback von Aufnahmekräften, die das System zunächst nur passiv erlebten. Der Papierverbrauch sank deutlich durch den Emailversand, und es trat kein erwarteter Zeitverlust auf.

Der letzte Schritt erfolgte am 20.11.2023 mit der Umstellung aller verbliebenen analogen Kabinen auf den digitalen Prozess. Bereits parallel zum Umbau der Kabinen führten wir die Anwenderschulung der noch analog arbeitenden Aufnahmekräfte in den digitalen Kabinen durch. Anschließend konnten die Aufnahmekräfte nahtlos in den digitalen Betrieb starten.

Kleinere Feinheiten an den Dokumenten wurden ausgeräumt, sodass mittlerweile ein stabiler digitaler Betrieb gewährleistet ist.

Natürlich gibt es immer noch Raum für Verbesserungen, sei es in Bezug auf die Ausfallsicherheit oder die Routine der Anwender. Dennoch sind wir insgesamt hocherfreut, den Digitalisierungsprozess in der stationären Patientenaufnahme erfolgreich abgeschlossen zu haben.

An dieser Stelle möchten wir unseren herzlichen Dank an alle Beteiligten aussprechen, besonders an die Aufnahmekräfte, die unermüdlich ihren Prozess analysiert und gemeinsam mit uns verbessert haben. Ein besonderer Dank geht an alle beteiligten IT-Abteilungen für ihre Unterstützung bei der Hardwarebeschaffung, an die Rechtsabteilung und die IT-Sicherheit sowie die Bauabteilung für die notwendigen Umbauten in den Kabinen. Schlussendlich möchten wir auch der Firma Thieme herzlich danken, die uns tatkräftig bei der Umsetzung unterstützt hat.

Die Umstellung der stationären Patientenaufnahme auf einen digitalen Einwilligungsprozess markiert zweifellos einen bedeutenden Meilenstein in unserer Digitalisierungsreise, jedoch keineswegs das Ende.

Unser Blick richtet sich nun auf die Zukunft, in der auch andere Stationen die Möglichkeit erhalten sollen, Einwilligungen auf mobile und digitale Weise zu erfassen. Unser Ziel ist es, die dabei übermittelten Informationen strukturiert nutzbar zu machen.

Als KHZG-Team betrachten wir die bevorstehenden Herausforderungen in dieser Thematik optimistisch und freuen uns auf die Zusammenarbeit mit den verschiedenen Stationen und Klinikern. Diese Weiterentwicklung verspricht nicht nur eine effizientere, sondern auch eine vielseitigere Nutzung des digitalen Einwilligungsprozesses in der gesamten medizinischen Einrichtung.